일반과세자가 과세대상이 되는 재화 또는 용역을 공급하는 때에는 세금계산서를 발급해야 하는데, 이를 잘못 발급하면 공급자는 안 물어도 될 가산세를 물어야 하고 매입자는 가산세를 물거나 매입세액을 공제받지 못하게 되어 자칫 거래관계가 끊어지는 일이 생길 수도 있다.

세금계산서는 재화 또는 용역의 공급시기에 발급하는 것이 원칙이다. 공급시기가 도래하기 전에 대가의 전부 또는 일부를 받고 세금계산서를 발급하는 경우에는 그 발급하는 때를 공급시기로 보므로, 공급시기가 도래하기 전에 발급하는 것은 무방하다.

그러나 재화 또는 용역의 공급시기 이후 해당 공급시기가 속하는 과세 기간에 대한 확정신고기한까지 세금계산서를 발급하는 경우 공급자는 공급가액의 1%에 상당하는 ‘세금계산서 지연발급 가산세’를, 공급받는 자는 공급가액의 0.5%에 상당하는 ‘세금계산서 지연수취 가산세’를 물게 된다.

또한, 2022년 2월 15일 이후 공급분부터는 재화 또는 용역의 공급 시기가 속하는 과세기간에 대한 확정신고기한이 지난 후 세금계산서를 발급받았더라도 그 세금계산서의 발급일이 확정신고기한 다음 날부터 1년 이내이고 ▲국세기본법 시행령 제25조 제1항에 따른 과세표준수정신고서와 같은 영 제25조의 3에 따른 경정 청구서를 세금계산서와 함께 제출하는 경우 ▲해당 거래사실이 확인되어 법 제57조에 따라 납세지관할세무서장, 납세지관할지방국세청장 또는 국세청장이 결정 또는 경정하는 경우 중 하나에 해당하는 경우에도 매입세액공제를 받을 수 있다.

다만, 공급자는 공급가액의 2%에 상당하는 세금계산서 미발급 가산세를, 공급받는 자는 공급가액의 0.5%에 상당하는 세금계산서 지연수취 가산세를 물게 된다.

세금계산서에 기재하는 내용 중 잘못 기재되었을 경우 가산세 등 불이익을 받게되는 것을 ‘필요적 기재사항’이라 하는데, 필요적 기재사항은 ▲공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭 ▲공급받는 자의 등록번호(공급받는 자가 사업자가 아니거나 등록한 사업자가 아닌 경우에는 고유번호 또는 공급받는 자의 주민 등록번호) ▲공급가액과 부가가치세액 ▲작성 연월일 등이다.

필요적 기재사항의 전부 또는 일부가 기재되지 않았거나 사실과 다르게 기재된 때에는 그 공급가액에 대해 공급자는 1%, 공급받는 자는 0.5%를 가산세로 물어야 한다.

그러므로 세금계산서를 발급할 때는 재화 또는 용역의 공급시기에 특히 필요적 기재사항을 정확히 기재해 발급해야 한다.

세금계산서 발급특례로 ▲거래처별로 1역월의 공급가액을 합해 해당 달의 말일을 작성 연월일로 하여 세금계산서를 발급하는 경우 ▲거래처별로 1역월 이내에서 사업자가 임의로 정한 기간의 공급가액을 합하여 그 기간의 종료일을 작성 연월일로 하여 세금계산서를 발급하는 경우 ▲관계 증명서류 등에 따라 실제거래사실이 확인되는 경우로서 해당 거래일을 작성 연월일로 하여 세금계산서를 발급하는 경우에는 재화 또는 용역의 공급일이 속하는 달의 다음달 10일(공휴일 또는 토요일인 경우는 바로 다음 영업일)까지 세금 계산서를 발급할 수 있다.